Contents [Show]
Tugas Kepanitiaan Dalam Penyelenggaraan Pameran
Tugas Kepanitiaan Dalam Penyelenggaraan Pameran
|
| Tugas Kepanitiaan Dalam Penyelenggaraan Pameran |
Untuk mencapai tujuan pameran kita perlu bekerjasama dan merencanakan tugas kita, kebutuhannya sangat bervariasi tergantung pada jenis pameran, di mana diselenggarakan, dan untuk siapa itu dimaksudkan. Kepanitiaan pameran yang sangat dasar terdiri dari Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara, beserta sejumlah Seksi adalah pengurusnya.
- Ketua
Ketua panitia adalah pemimpin dalam perencanaan dan penyelenggaraan pameran dari semua aspek pameran, oleh karena itu ia akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan setiap masalah yang muncul selama proses berlangsung hingga akhir pelaksanaan pameran. Selama menjalankan tugasnya, ketua perlu berkomunikasi dan bekerja sama dengan semua anggotanya.
- Wakil Ketua
Wakil ketua adalah pendamping ketua, tugasnya mengatur berbagai urusan, memfasilitasi bagian yang lain, dan dapat menggantikan atau melakukan tugas ketua jika ketua sedang berhalangan.
- Sekretaris
Tugas utama sekretaris dalam suatu kegiatan pameran adalah menuliskan semua kegiatan panitia selama pameran dan membuat surat pemberitahuan bagi semua pihak yang terkait. Pekerjaan sekretaris lainnya adalah mengatur dan mengarsipkan surat-surat penting dari periode waktu tertentu sesuai tanggal, waktu pengeluaran, serta mempunyai tugas bersama ketua untuk membuat laporan sebelum, selama, dan setelah selesainya penyelenggaraan pameran.
- Bendahara
Tugas utama seorang bendahara adalah bertanggung jawab penuh atas penggunaan, penyimpanan, dan penerimaan dana yang masuk selama perencanaan suatu pameran. Bendahara wajib menyusun laporan pertanggungjawaban penggunaan dana dan pengelolaan keuangan selama pameran.
- Kesekretariatan
Kesekretariatan mendukung tugas-tugas sekretaris dengan tanggungjawab dalam membuat surat menyurat, menyusun proposal, dan membuat catatan semua hal hingga penyelenggaraan pameran berakhir.
Selain kepanitiaan inti di atas, terdapat seksi-seksi yang perlu dibentuk sebagai penunjang penyelenggaraan pameran, diantaranya adalah:
- Seksi usaha
Bagian seksi usaha bertugas membantu ketua menyediakan dana dengan mencarinya dari berbagai sumber guna memenuhi biaya penyelenggaraan pameran. Donasi tersebut dapat berupa uang atau barang-barang yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan pameran.
- Seksi Publikasi dan Dokumentasi
Seksi publikasi bertugas untuk menyampaikan kepada masyarakat umum tentang akan diadakannya pameran. Penyampaian ini dapat melalui berbagai media, seperti dengan surat-surat pemberitahuan, poster pameran, katalog, undangan, spanduk dan sebagainya. Seksi publikasi juga bertugas untuk membuat laporan dokumentasi pameran, dengan cara mengumpulkan hasil pemotretan tentang kegiatan dari awal hingga selesainya penyelenggaraan pameran. Dokumentasi pameran ini sangat penting sebagai tolok ukur dan wawasan bagi masa mendatang.
- Seksi Dekorasi dan Penataan ruang
Seksi ini bertugas mengatur tata ruang pameran mulai dari kebersihan, bertanggung jawab atas tata letak dan skema dekorasi ruang pameran, serta mengatur denah dan penempatan karya yang dipamerkan.
- Seksi Stand
Seksi stand bertugas menjaga kelancaran pameran dengan mengawasi pergerakan tamu pertunjukan dari titik masuk ke titik keluar, hal ini memungkinkan pengunjung merasa aman saat menikmati pameran. Seksi ini harus ramah, sopan, dan memberikan informasi tentang seni yang dipamerkan dengan baik.
- Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya
Karya-karya yang akan dipamerkan dikumpulkan dan diseleksi, dikategorikan sesuai dengan tema pameran tersebut. Seksi pengumpulan dan seleksi karya bertugas mengumpulkan dan melaporkan data karya dan nama seniman, judul, tahun pembuatan, harga, dll. Karya terpilihlah yang akan ditampilkan.
- Seksi Perlengkapan
Seksi perlengkapan bertugas mengelola semua perlengkapan dan fasilitas lain yang digunakan dalam penyelenggaraan pameran. Seksi ini bekerjasama dengan seksi dekorasi dan penataan dalam menyiapkan tempat pameran dan bekerja dengan seksi pengumpulan dan seleksi karya dalam pemilihan dan pengumpulan karya untuk pameran.
- Seksi Keamanan
Fungsi utama seksi keamanan adalah menjaga ketertiban dan keamanan di tempat pameran karya (terutama keamanan karya yang dipamerkan).
- Seksi Konsumsi
Pada pembukaan pameran, biasanya makanan disuguhkan kepada tamu yang diundang oleh penyelenggara. Pada saat itu, seksi konsumsi bertugas menyediakan dan mengelola konsumsi dalam pameran. Selain itu juga bertanggung jawab untuk menyediakan dan mengelola konsumsi untuk panitia pameran.
Langkah Awal Yang Harus Diperhatikan Dalam Menyusun Program Pameran Adalah?
Pameran akan berjalan secara lancar jika adanya perencanaan yang matang. Berikut ini tahapan umum dalam perencanaan panyelenggaraan pameran:
- Menentukan tujuan event pameran
- Menentukan tema event pameran
- Menyusun kepanitiaan penyelenggaraan
- Menentukan waktu dan tempat (venue)
- Menyusun agenda kegiatan event pameran
- Menyusun proposal kegiatan event pameran.
Tujuan Dibuatnya Proposal Pameran
Sederhananya, proposal pameran seni dapat disebut sebagai dokumen yang menggambarkan rancangan kegiatan pameran. Dengan proposal, kegiatan pameran seni mudah mendapatkan izin dari pihak-pihak lembaga yang terkait itu. Selain itu, proposal memudahkan panitia untuk menarik sponsor dan pihak lain untuk bekerja sama.